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Sei Produttivo o soltanto Attivo? Pareto e Parkinson, 2 Approcci per Aumentare la Tua Produttività

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Se stai leggendo questo articolo probabilmente appartieni al club della corsa. No, non quello che ti fa correre 10 km 2 volte a settimana e ti fa pure bene 🙂 , ma quello che “il tempo non è mai abbastanza” “24 ore sono troppe poche” e “non c’è mai tempo di finire le cose”.

Tranquillo, ne faccio parte anch’io, spesso e (poco) volentieri. Per aiutarci ci viene incontro Timothy Ferris in 4 ore alla settimana. Ricchi e felici lavorando dieci volte meno, ricordandoci che esistono 2 approcci diversi all’aumento della produttività: il Principio 80/20 e la Legge di Parkinson. Nonostante siano uno il rovescio dell’altro, possono essere usati insieme in modo sinergico. Vediamoli insieme.

Il Principio di Pareto (80/20)

Il principio 80/20, detto anche Principio di Pareto in onore dell’economista italiano che per primo lo ha formalizzato, dice in sostanza che la grande maggioranza degli effetti sono causati da una ridotta quantità di cause. Per quanto questa teoria nasca in ambito economico per spiegare la distribuzione mondiale della ricchezza ( come ha rilevato Pareto l’80% della ricchezza è in mano al 20% delle persone), il principio che sta alla base può essere applicato anche alla vita di tutti i giorni. Se ti metti a tavolino e ci pensi un pò su, potresti scoprire ad esempio che

  • l’80% del tuo fatturato viene dal 20% dei tuoi clienti o dei tuoi servizi / prodotti;
  • l’80% del tuo stress viene dal 20% delle cause;

And so on. Attenzione! 80 e 20 non sono numeri fissi, lo stesso Pareto afferma che in natura esistono casi di applicazione di questo principio dove il rapporto è 90-10 o 70-30, in ogni caso quel che conta è il concetto che sta alla base, ovvero:

la grande maggioranza degli effetti di un fenomeno è data da una piccola minoranza delle cause.

La Legge di Parkison

E veniamo al secondo approccio per l’aumento della produttività: la Legge di Parkinson. La Legge di Parkinson afferma che

l’importanza e la complessità percepite di un compito aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione

Cioè, detta in maniera terra terra e pure un pò brutale: se al lavoro ti viene assegnato un compito e ti viene detto “hai 7 giorni per completarlo”, sai quanto impiegherai per portarlo a termine? Esatto, 7 giorni.

Ma se il tuo capo ti puntasse una pistola alla testa e ti dicesse: “devi finirlo entro 2 ore” (sì lo so, fa molto Kevin Spacey in “Come amazzare in capo e vivere felici” 😉 ), sai quanto impiegherai per portalo a termine? Esatto, ben 2 ore, 120 minuti.

Com’è possibile che per un medesimo compito la stessa persona possa impiegare 2 ore oppure 168 ore (7 giorni)??? Elementare Watson, è la Legge di Parkinson.

Ecco come si spiega: quando le scadenze sono ravvicinate, la pressione del tempo costringe a concentrarsi e fare solo le cose essenziali al raggiungimento dell’obiettivo.

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Ho sottolineato le cose essenziali non a caso (non mi è partito il mouse): spesso ci nascondiamo dietro a scuse come “non ho tempo”, “le giornate sono troppo corte” e non dico che non ci possa essere un fondo di verità in queste affermazioni (a proposito, hai provato a guadagnare ore con il sonno polifasico?), ma spesso corriamo avanti e indietro, o sarebbe meglio dire che corriamo in tondo come un criceto sulla ruota (per citare una metafora cara a Robert Kiyosaki).

Insomma, siamo attivi ma non produttivi.

C’è un bella differenza tra essere attivi ed essere produttivi: nel primo caso non abbiamo un minuto di tempo, corriamo avanti e indietro perchè ci sono “1000 cose da fare” e, chissà perchè, nonostante tutte queste corse alla fine si combina sempre troppo poco. Nel secondo caso siamo sì impegnati, ma a portare a termine le cose veramente essenziali per il raggiungimento di un obiettivo.

Il punto è che spesso vogliamo tenerci in attività solo per evitare di fare le cose che sappiamo essere veramente importanti per il raggiungimento dei nostri obiettivi, quelle che ci rendono produttivi e non solo attivi, ma che in cuor nostro evitiamo di fare perchè violano la nostra zona di comfort.

comfort zone

Le “attività stampella”

A volte il tempo non è mai abbastanza per fare  le cose veramente importanti perchè ci circondiamo di “attività stampella”, come le chiama Ferris in 4 ore alla settimana, ovvero attività che usiamo per rimandare quelle importanti, perchè queste ultime potrebbero essere dolorose: magari a quella telefonata il cliente potrebbe arrabbiarsi, o il contratto non partire…meglio sentirsi attivi aggrappandosi, come a una stampella, ad altre attività: d’altra parte il cambio della cartuccia non può proprio aspettare 😉

Come aumentare la produttività con Pareto e Parkinson

Come puoi aumentare la produttività tenendoti lontano dalle attività stampella? Applicando i due principi visti finora, il Principio 80/20 di Pareto e la Legge di Parkinson, in questo modo:

  • concentrati solo sulle attività essenziali (il 20) che generano l’80% dei risultati, diminuendo così il tempo di lavoro;
  • diminuisci il tempo previsto per il termine dei compiti accorciando le scadenze, così da dover limitare i compiti a quelli essenziali.

Per dirla con altre parole, individua quelle che sono le poche attività veramente importanti per i tuoi i risultati e scegli o di fare solo quelle; d’altra parte, accorcia le scadenze in modo da non avere il tempo se non per dedicarti solo alle cose veramente importanti.

Insomma, un circolo virtuoso della produttività!

La tecnica del Post IT

Ok, figo mi dirai tu, ma come faccio? Tranqui, ci viene in aiuto ancora il buon Timothy Ferris in 4 ore alla settimana, con la tecnica del Post IT.

Hai presente i Post It? Prendine uno, scrivici sopra una frase e appicicalo bene allo schermo del tuo PC, dove puoi sempre vederlo e dove dovresti leggerlo almeno 3 volte al giorno, in momenti diversi della giornata.

Cosa c’è scritto sul Post IT?

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La tecnica è semplice: prendi un Post IT e scrivici sopra questa frase minacciosa: “Sono produttivo o soltanto attivo?” So che dovrei fare quella telefonata per chiudere il contratto importante (produttivo) ma devo proprio ricaricare la cartuccia della stampante – aggiornare l’antivirus – fare la coda in posta per una busta (attivo)?

5 domande per passare dall’attività alla produttività

Hai scritto il Post IT? Non avrai mica indugiato in un’attività stampella vero?! 🙂

Ecco 5 domande che Timothy Ferris in 4 ore alla settimana consiglia di porsi per passare dall’attività cieca alla produttività illuminata:

  1. Se fossi colpito da una malattia che ti rende inabile al lavoro (hai toccato ferro o esultato?! 🙂 ) e potessi lavorare solo 2 ore al giorno cosa faresti? Che attività (superflue) saresti costretto ad eliminare? Cosa resta?
  2. la malattia peggiora: sei costretto a lavorare 2 ore a settimana (!): cos’altro elimini? Cosa rimane di veramente importante? E’ il 20% che genera l’80% dei tuoi risultati.
  3. quali sono le attività perditempo che, se eliminate, avrebbero un impatto minimo sui risultati?
  4. quali sono le prime 3 attività che usi per sentirti attivo e procastinare il da farsi? Qual’è la tua pole position delle attività stampella?
  5. qual’è l’unica cosa che se portassi a termine oggi ti renderebbe soddisfatto?

Non sono domande facili, perchè tirano fuori parecchi scheletri nell’armadio (o amanti sotto il letto).

Mettiti subito in azione: procurati un post IT e appicicalo sullo schermo del PC, o dove puoi averlo sempre nel tuo campo visivo.

Metti una sveglia sul cellulare alle 10:30, alle 15 e alle 17 che ti ricordi di porti quelle 2 domandine scomode:

“Sono produttivo o soltanto attivo? Sto inventando delle cose da fare per evitare quella importante?

Conclusioni

Hai attaccato il Post IT? Io sì, e ti assicuro che funziona bene. A volte mi ritrovo a giustificarmi con lui (troppo sole dà alla testa) del fatto di indugiare in attività non produttive 😉

Joking Apart, fammi sapere nei commenti come ti trovi con questa tecnica e le 5 domande…fallo subito, non indugiare in attività stampella 🙂 !

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firma emanuele

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